BPM (Business Process Management)
BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям; основные принципы данной концепции — понятность и прозрачность бизнес-процессов.
Описание
BPM отвечает на следующие вопросы: какая, где, когда, зачем и как выполняется работа, кто отвечает за ее выполнение[1].
Управление бизнес-процессами — способ управления организацией, при котором деятельность рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на создание целевого результата (товара или услуги), представляющего ценность для потребителя и приносящего доход организации в целом.
Основным отличием от других способов управления является то, что результат деятельности оценивается не по качеству исполнения отдельных функций каждым из подразделений организации, а по совокупному результату, полученному в ходе исполнения всех функций, по всей цепочке создания ценности. Это достигается за счет сокращения издержек взаимодействия между функциональными подразделениями, благодаря правильной организации процессов.
Таким образом, основная цель BPM — повышение эффективности системы управления.
Подходы к управлению
Управление бизнес процессами использует следующие подходы:
- Комплексная, понятная и документированная стандартизация процессов, включающая в себя создание набора стандартизованных процессов и возможности по их настройки под изменяющиеся условия;
- Постоянное улучшение процессов, включающее в себя ежедневный мониторинг, измерение, анализ и изменение процессов;
- Применение информационных технологий и программного обеспечения, включающие в себя моделирование бизнес процессов, применение CASE средств, автоматизацию бизнес процессов и их оптимизацию на основе информационных технологий.
Модули
BPM-система содержит, как правило, следующий набор базовых функциональных модулей:
- Репозиторий бизнес-процессов — единое хранилище описаний бизнес-процессов, обеспечивающее совместную работу всех заинтересованных лиц.
- Средство моделирования бизнес-процессов — визуальная утилита, позволяющая отображать бизнес-процессы в общепринятой нотации.
- Средство настройки бизнес-правил — среда разработки, позволяющая описывать детальные правила для бизнес-процессов. Например, алгоритмы выбора исполнителей для конкретных задач, проверки корректности введенных данных, стыковки с внешними системами и др. Эта среда может быть ориентирована либо на продвинутых пользователей, либо на разработчиков (в зависимости от особенностей BPM-системы).
- Средства для интеграции используемых в компании информационных систем на уровне бизнес-процессов, исполняемых в BPM-системе. Реализуется посредством стыковочных модулей для загрузки/выгрузки информации, инициации необходимых действий (при выполнении конкретных задач бизнес-процесса) во внешних системах компании: ERP-системе, CRM-системе и т.п.
- Рабочий портал — среда, в которой пользователи, вовлеченные в бизнес-процессы, получают и выполняют свои задачи.
- Средства анализа и формирования отчетов — система оперативной и аналитической отчетности, формируемой по текущему статусу и результатам выполнения бизнес-процессов.
Два значения BPM
Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта.
BPM сравнивают с двухэтажным зданием:
- Первый этаж — управление компанией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. KPI сотрудников и подразделений связаны с метриками процессов, которые работают на достижение целей компании.
- Второй этаж — управление непосредственно процессами. Оно включает налаживание взаимодействия подразделений, поиск и устранение узких мест, лишних шагов, определение метода создания большей потребительской ценности.
- Лестница между этажами — это обратная связь. С первого на второй идет информация о показателях работы, их сравнение с планами. Со второго на первый — улучшенные версии процессов.
BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.
4 этапа ВРМ
Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны.
- Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям.
- Исполнение.' Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.
- Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.
- Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.
BPM и BPMS
BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников[2].
BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.