Управление ресурсами в проектном бизнесе с фокусировкой на людях
Материалы статьи предоставлены компанией ITLand
Рентабельность проектной деятельности напрямую зависит от оптимальной загрузки ресурсов. Это прикладное искусство, потому что формализовать и точно спланировать ресурсы очень сложно. Какие проблемы наиболее типичны и как они решаются? ___________________________________________
Оценка потребности в ресурсах
Проблемы возникают даже на оперативном уровне, то есть здесь и сейчас. Это зона внимания руководителей проектов, которая решается в рамках выполнения штатных задач по проектам. Планирование оперирует сроками от полугода до года (тактические) и от года до трех-пяти лет (стратегические). В таком горизонте по времени нужно учесть много противоречивых факторов.
Проекты, которые уже выполняются
Прежде всего, это те проекты, которые уже выполняются. Они находятся на разных этапах, часто с «прыгающей» загрузкой и неожиданными срывами, для устранения последствий которых нужно быстро наращивать ресурсную базу проекта.
Чтобы минимизировать число таких рывков, планирование ресурсов тесно увязывается с отслеживанием физпрогресса и резервов по каждому проекту. Кроме того, портфель проектов позволяет гасить неравномерное распределение потребностей за счет балансировки, то есть перебрасывания ресурсов с одних проектов на другие. Балансировка портфеля обычно выполняется на тактическом уровне.
Сделки – согласованные проекты, которые еще не начались
Далее, есть сделки. Это промежуточная стадия между обсуждаемыми заказами и уже ведущимися проектами. Сделки представляют собой проекты, по которым согласованы все параметры и, зачастую уже подписаны контракты, но работа еще не начата. С одной стороны, это самый легкий для планирования вид проектов – цифры уже названы и они еще не столкнулись с реальностью, не поменялись. Но сам риск таких изменений в будущем нужно оценивать, а фактических данных по сделкам еще нет. Поэтому легкость их учета при планировании ресурсов обманчива.
Заказы – проекты на стадии обсуждения
Есть заказы: обсуждаемые проекты, тендеры, партнерские проекты. Они могут привести к заключению сделок и стать проектами, либо нет. Это вероятностная категория. Между тем, для подписания договоров и выдерживания взятых обязательств нужно располагать ресурсной базой для их выполнения.
Передача на субподряд не всегда возможна и маржинальна. И, в любом случае, для отбора субподрядчиков, их контроля, затем сдачи работ заказчику нужны собственные ресурсы, в первую очередь человеческие.
Наконец срок запуска каждого нового проекта в производство также подвержен рискам. Сроки могут быть четко прописаны в контракте, даже со штрафными санкциями за нарушение. Однако, по разным причинам, реальный старт проекта может быть отложен или (реже) ускорен. Эта неопределенность также влияет на загрузку, которую нужно оценивать и учитывать.
Человеческие ресурсы
Проектное управление – это управление людьми. Зачастую сотрудники являются не просто основным, а едва ли не единственным ресурсом. Например, проектные организации, разрабатывающие чертежи, различные конструкторские бюро, изыскательские и т.п. компании. Результаты их работы почти полностью определяются компетенцией и вниманием специалистов.
В некоторых отраслях проекты задействуют поставку и подключение дорогостоящей техники. Требуются логистические операции и транспорт, расходные материалы, комплектующие (например, в инжиниринговых проектах). Соответственно удельный вес заработной платы в общей смете значительно ниже, и можно трактовать это как понижение значимости кадровых ресурсов.
Человеческий фактор важен в любом случае
Однако не следует забывать об ответственности за все другие виды ресурсов, а также за общий ход и успешное завершение проектов. Это требует достаточной компетентности, вовлеченности и концентрации на проектных задачах.
Даже работа с поставщиками, партнерами, субподрядчиками – по сути, кадровый вопрос. Потому что все коммуникации, любые договоренности и контроль над их соблюдением осуществляют сотрудники. Независимо от глубины автоматизации технологических процессов, люди пока еще необходимы на всех ключевых ролях.