Правила оформления трудового договора для удаленного сотрудника

База знаний

Материалы статьи предоставлены компанией

Период коронавирусной инфекции внес изменения в отношения работодателей и сотрудников. Многие компании с 2020-2021 годов стали принимать новых или переводить уже имеющихся в штате работников на «удаленку». Это стало трендом, и работодатели оценили преимущества такого трудового партнерства.

Рассказываем, как оформить сотрудника на удаленную работу и что необходимо учесть в документации.

Как расценивает «удаленку» закон

Прежде всего, отметим, что эти деловые отношения имеют значительные отличия от работы с фрилансерами, которые не входят в штат компании. Удаленные сотрудники как раз полноценно включены в штат и имеют такие же права, как и другие работники предприятия. Отличия между ними лишь в том, где именно они трудятся.

Офисный работник приходит на закрепленное за ним рабочее место. Удаленный же работает из удобного ему места — из дома, или например, коворкинга. Главное, чтобы он обеспечивал высокое качество труда и постоянно был на связи.

С точки зрения трудового законодательства Российской Федерации понятия «удаленная» и «дистанционная» работа — синонимы. Дистанционная работа может быть:

• постоянной — работа всегда выполняется удаленно, этот вариант компании зачастую используют при сотрудничестве с бухгалтерами, IT-специалистами;
• временной — работа выполняется вне офиса лишь определенный срок (но не более полугода), например из-за реорганизации офисного помещения, после чего сотрудник обязан вернуться к офисному формату;
• периодической — работа по одним дням выполняется в офисе, а по другим — за его пределами. Длительность срока такого сотрудничества законом не определена.

Важно!

Если временная удаленная работа связана с форс-мажорными ситуациями, пандемией, то требование вернуть работников в офис спустя полгода не действует (ст. 312.9 ТК РФ).

Какой документ может быть основным

Перед тем как оформить удаленного сотрудника, выберите один из трех вариантов — в зависимости от ситуации в компании:

• сотрудник принимается на работу — с ним нужно заключить трудовой договор;
• сотрудник уже работает, но переходит на «дистанционку» — допсоглашение к трудовому договору;
• сотрудников переводят из-за ЧП, пандемии и т.п. — следует оформить приказ о переводе.

Что указать в трудовом договоре с дистанционным сотрудником

• График. Укажите дни недели и время. Если четкое время не имеет значения, то пропишите норму часов, которую сотрудник должен отработать.
• Период. Если «дистанционка» планируется временной или периодической, укажите срок ее длительности с датами.
• Обязанности. Здесь лучше уделить внимание детальному указанию, так как если этого не сделать, то контролировать работника будет сложно.
• Адрес предприятия. Указывать адрес, по которому будет находиться сотрудник, не нужно.
• Способ связи. Пропишите, с помощью каких средств связи (электронная почта, мессенджеры и т.д.) вы будете проводить созвоны, совещания, обмениваться документами. Обяжите работника проверять указанные средства связи оговоренное число раз в день.
• Отчетность. Укажите сроки и форму сдачи документации.
• Очные встречи. Если они планируются, в договоре нужно прописать порядок, по которому сотрудника могут вызвать в офис.
• Оборудование. По ст. 312.6 ТК РФ, если лицо работает на собственном оборудовании, компания выплачивает ему ежемесячную компенсацию. В противном случае компания обязана обеспечить его необходимым оборудованием для работы, как и любого другого офисного сотрудника.

Важно!

Эти сведения указывают как в договоре с новым сотрудником, так и в допсоглашении. Они будут аналогичны. Если же работников переводят на «удаленку» из-за ЧП или особых условий, пропишите в приказе характер ситуации, срок действия «дистанционки». Остальные пункты аналогичны указанным выше.

Как заключить договор с дистанционным сотрудником

• Отправить бумажные документы по почте
• Работник передает компании копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании, военного билета (при необходимости).
• Компания отправляет в ответ трудовой договор в 2 экземплярах, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, инструкции по охране труда.
• Сотрудник подписывает договор и один экземпляр отправляет вам обратно.
• Отправить электронные документы по e-mail

Используйте квалифицированную электронную подпись для подписания документов. Лицо, которое будет работать удаленно, может иметь квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись — но обязательно также усиленную.

Внимание!

По электронной почте вы можете обмениваться всеми указанными выше документами, кроме трудового договора. Его все-таки придется пересылать обычной почтой в бумажном формате (ст. 312.2 ТК РФ).

Как не ошибиться, оформляя трудовой договор на «удаленке»

Если у компании лишь несколько удаленных сотрудников, то их кадровое сопровождение обычно не составляет труда. Но если работников много, то на практике при оформлении документации часто возникают ошибки, пробелы или неточности.