PRINCE2
Материалы статьи предоставлены Анной Тарховой
PRINCE2 (акроним от PRojects IN Controlled Environments — проекты в контролируемых средах) представляет собой структурированный метод управления проектами, одобренный правительством Великобритании в качестве стандарта управления проектами в социальной сфере. Методология PRINCE2 включает в себя подходы к менеджменту, контролю и организации проектов. В PRINCE2 входят 7 принципов (руководящие принципы и практики, на которых основан подход), 7 тем (аспекты управления проектом, которые нужно контролировать параллельно на протяжении всего проекта) и 7 процессов (последовательное продвижение внутри проектного цикла, включающее операции и продукты каждого этапа).
Описание метода
Преимущества
PRINCE2 представляет собой структурированный подход к управлению проектами. PRINCE2 описывает процедуры для координации деятельности команды проекта при разработке и контроль над проектом, а также процедуры, которые используются при изменении проекта или если имеются существенные отклонения от первоначального плана. В методе каждый процесс определяется со своими основными входами и выходами, и с конкретными целями и мероприятиями, которые будут осуществляться, что дает автоматический контроль любых отклонений от плана. За счет разделения процессов на управляемые этапы, метод дает возможность эффективного управления ресурсами.
Недостатки
К недостаткам можно отнести отсутствие какого-либо регламентирования со стороны методологии подходов к управлению контрактами поставок, участниками проекта и прочими процессами, которые были вынесены создателями за рамки. Считается, что каждый менеджер проекта выбирает собственные методы и подходы к подобной работе.
Проект в PRINCE2
Проект — это ряд связанных между собой операций внутри временной организации, которая создается с целью создания, в соответствии с оговоренными условиями, одного или нескольких предварительно описанных продуктов или услуг. В контексте метода PRINCE2 проект определяется следующим образом: временная организация, которая создается с целью предоставления одного или более бизнес-продуктов в соответствии с согласованным экономическим обоснованием.
Проекты, как правило, ведутся в условиях, в которых обычные бизнес-процессы не могут должным образом осуществляться. Временный характер проектов позволяет объединить всех заинтересованных лиц (стейкхолдеров), чтобы создать нужные продукты или услуги. Структура и процессы, осуществляемые в рамках подходящего метода управления проектами, позволяют направить все усилия и действия на продукты и услуги, которые необходимо создать. Таким образом, проекты являются важным средством поддержки изменений.
Считается, что в каждом проекте есть шесть основных аспектов:
- Затраты — расходы, необходимые для создания определенных продуктов проекта. Сюда также входят затраты на управление проектом.
- Время — весь жизненный цикл проекта и/или дата передачи продуктов проекта.
- Качество — способность продукта соответствовать требованиям к нему.
- Объем работ — что входит в продукт проекта? Что нужно предоставить, а что нет? Какие работы нужно произвести, а какие не нужно?
- Риски — управление угрозами и возможностями.
- Выгоды — выгоды, которые должны быть получены на основании использования конечного продукта проекта.
Проект и регулярная бизнес-деятельность
Исходя из определения проекта, можно выделить несколько характеристик, отличающих проектную работу от регулярной деловой активности:
- Изменение — большинство проектов осуществляются в условиях изменяющейся внешней среды и одновременно являются средством, с помощью которого организации вводят эти изменения. Это часто порождает серьезное сопротивление участвующих сторон. Проект должен управлять этим сопротивлением и постоянно уменьшать его, наряду с выполнением предъявляемых ему требований — создание заранее оговоренных продуктов и услуг.
- Временный характер — это необходимое условие для проекта. Проект автоматически завершается, когда оговоренные продукты или услуги передаются заказчику.
- Межфункциональное взаимодействие — в проекте участвует команда людей с различными навыками и функциями, которые зачастую работают в разных организационных единицах.
- Уникальный характер — каждый проект отличается от всех других, даже если создается идентичный продукт или услуга. Контекст всегда разный, и всегда есть отличия в целях, составе проектной команды или других участников. Это делает каждый отдельный проект уникальным по отношению ко всем остальным.
- Неопределенность — все указанные выше характеристики приводят к неопределенности, а она всегда сопровождается появлением возможностей и угроз. Обычно проекты связаны с бóльшим риском, чем обычные бизнес-операции. Таким образом, управление рисками (неопределенностью) лежит в основе управления проектами.
Управление проектами
Управление проектами — это планирование, делегирование, мониторинг и контроль всех аспектов проекта, а также мотивирование всех участников, для достижения целей проекта в рамках оговоренных сроков, стоимости, качества, объема работ, выгод и рисков.
Таким образом, в рамках этой трактовки проектный менеджмент — это работа не только менеджера проекта, но и обязанность всех лиц, вовлеченных в управление проектом. В их число входят члены управляющего совета проекта (Правление проекта), менеджер проекта и соответствующие менеджеры команд. Менеджер проекта отвечает за текущее руководство проектом в рамках, установленных управляющим советом проекта.
Это текущее руководство заключается в осуществлении менеджером проекта:
- планирования,
- делегирования,
- мониторинга и контроля работ, которые необходимо произвести,
а также в управлении другими аспектами проекта, а именно:
- вовлечение заинтересованных сторон с целью обеспечения ими поддержки и принятия на себя обязательств, а также снижения сопротивления;
- планирование и мониторинг выгод, которые должны быть достигнуты в организации заказчика с помощью конечного продукта проекта;
- мотивирование членов команды и всех, кто тем или иным образом участвует в проекте.
Структура PRINCE2
Метод PRINCE2 рассматривает управление проектами одновременно в нескольких проекциях:7 принципов, 7 тем и 7 процессов.
Семь принципов — это руководящие принципы и лучшие практики, которые определяют, действительно ли проект управляется по методу PRINCE2. Только при условии применения их всех можно считать, что проект управляется по методу PRINCE2:
- Постоянная оценка целесообразности проекта
- Управление проектным опытом
- Распределение ролей и обязанностей
- Распределение уровней ответственности
- Управление по стадиям
- Продуктно-ориентированное управление
- Адаптация к предметной специфике проектов
Семь тем описывают аспекты управления проектом, которые нужно контролировать параллельно на протяжении всего проекта. С помощью тем определяется, как нужно обращаться с различными дисциплинами проектного управления в рамках метода PRINCE2, и почему они необходимы:
- Экономическое обоснование — описывает, как ключевая идея проекта (цель) преобразуется в обоснование проекта на разных стадиях проектного цикла
- Организация — описывает роли и обязанности внутри временной проектной организации, необходимые для эффективного управления проектом
- Качество — описывает, как первоначальный план преобразуется в критерии качества, и как управление проектами обеспечит достижение этих критериев впоследствии
- Планы — описывает шаги, необходимые для разработки планов, и предлагает применение метода планирования по продукту
- Риски — описывает, как управлять неопределенностями как в планах, так и в более широком проектном окружении
- Изменение — описывает, как управление проектами оценивает инциденты, которые потенциально могут оказать воздействие на какие-либо утвержденные аспекты проекта
- Прогресс — описывает процесс принятия решений по утверждению планов, отслеживание исполнения, необходимые корректирующие действия, а также процесс перенесения инцидента на уровень выше, если прогнозируется, что в процессе исполнения будут превышены согласованные допуски
Все семь тем применяются на протяжении всего проекта, но должны быть адаптированы к контексту конкретного проекта.
Семь процессов — описывают пошаговое продвижение внутри проектного цикла. Каждый процесс сопровождается списком рекомендованных операций, продуктов и связанных с ними обязанностей:
- Начало проекта
- Инициация проекта
- Руководство проектом
- Контроль стадии
- Управление созданием продукта
- Управление границами стадий
- Закрытие проекта
Последняя проекция (точка зрения) — Адаптация PRINCE2 — здесь речь идет об адаптации метода PRINCE2 к контексту конкретного проекта. Этот контекст зависит от специфических характеристик проекта, а также от внешних условий.