Стандарт по управлению знаниями ISO 30401:2018 – термины и определения
Материалы статьи предоставлены SkillsCenter
Стандарт ISO 30401:2018(en) Knowledge management systems — Requirements. Управление знаниями. Термины и определения
Перевод SkillsCenter
Управление знаниями (Knowledge Management, KM) за последние годы стало самостоятельным видом деятельности в некоторых компаниях. Это повлияло на появление новой должности – директора по управлению знаниями (Chief Knowledge Officer) – и теперь у компаний есть стратегии управления знаниями, наравне со стратегиями управления человеческими ресурсами. На управление знаниями выделяются большие бюджеты, миллиарды долларов тратятся по всему миру на программные продукты, вычислительные мощности и гонорары консультантам. Прежде чем осуществлять любые инвестиции в КМ, необходимо выявить, какого типа взглядов на знания придерживаются люди в организации и каким образом суз (система управления знаниями) в организации будет коррелировать с системой управления человеческими ресурсами. От этого зависит эффективность таких инвестиций.
ISO (Международная организация по стандартизации) является всемирной федерацией национальных органов по стандартизации (органов-членов ISO). Работа по подготовке международных стандартов осуществляется техническими комитетами ИСО. Этот документ был подготовлен Техническим комитетом ISO/TC 260 Управление персоналом.
Управление знаниями — это дисциплина, ориентированная на способы, с помощью которых организации создают и используют знания. Управление знаниями не имеет единого общепринятого определения. Существует много известных барьеров для успешного управления знаниями, которые еще предстоит преодолеть, много путаницы с другими дисциплинами, такими как управление информацией, и много распространенных заблуждений относительно того, как осуществлять управление знаниями, например, мнение, что простая покупка технологической системы будет быть достаточным для управления знаниями, чтобы добавить ценность.
Предлагаем ознакомиться с основными терминами и определениями стандарта ISO Knowledge management systems — Requirements, которые позволят разработать для компании оптимальную политику использования данного вида менеджмента в организации.
1 организация /organization
Лицо или группа лиц, которые обладают собственными функциями с обязанностями, полномочиями и отношениями для достижения своих целей.
Прим. 1: Понятие организации включает, но не ограничивается этим, индивидуального предпринимателя, компанию, корпорацию, фирму, предприятие, орган, партнерство, благотворительную организацию или учреждение, их часть или комбинацию, независимо от того, являются они государственными или частными.
2 стейкхолдер /stakeholder
Лицо или организация, которые могут повлиять, быть затронуты или считают себя затронутыми решением или деятельностью.
Прим. 1: Каждый потенциально может быть заинтересованным лицом в управлении знаниями. Конкретные инициативы по управлению знаниями будут включать конкретные заинтересованные стороны. Например, работники, топ-менеджмент, менеджеры проектов / отделов / рабочих потоков, клиенты, инвесторы, партнеры и поставщики.
3 требование /requirement
Потребность или ожидание, которые заявлены, подразумеваются или являются обязательными.
Прим. 1: «Подразумевается» означает то, что это требование для организации и заинтересованных сторон является обычной или общепринятой практикой.
Прим. 2: Требованием является то, что указано, например, в документированной информации.
4 система управления /management system
Набор взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации для определения политики, а также целей и процессов для достижения этих целей.
Прим. 1: Система управления может охватывать одну или несколько дисциплин.
Прим. 2: Элементы системы включают структуру организации, роли и обязанности, планирование и функционирование.
Прим. 3: Область системы управления может включать в себя всю организацию, конкретные определенные функции организации, конкретные разделы организации, одну или несколько функций в группе организаций.
Прим. 4: Система может включать в себя динамику и поведение человека и группы.
5 высшее руководство /top management
Лицо или группа лиц, которые управляют организацией на самом высоком уровне.
Примечание 1: Высшее руководство имеет право делегировать полномочия и предоставлять ресурсы внутри организации.
Примечание 2: Если система управления охватывает только часть организации, то высшее руководство относится к тем, кто руководит и контролирует эту часть организации.
6 эффективность /effectiveness
Степень реализации запланированных мероприятий и достижения запланированных результатов.
7 политика /policy
Намерения и направления деятельности организации, которые формально выражены ее высшим руководством.
8 цель /objective
Результат к достижению.
Прим. 1. Цель может быть стратегической, тактической или оперативной.
Прим. 2: Цели могут относиться к различным дисциплинам (финансы, здравоохранение, охрана окружающей среды) и могут применяться на разных уровнях (стратегический, общеорганизационный, проект, продукт и процесс).
Прим. 3: Цель может быть выражена другими способами, например, в качестве предполагаемого результата, критерия или другого слова с аналогичным значением (целевой показатель, задача или ориентир).
Прим. 4: В контексте системы управления знаниями цели устанавливаются организацией в соответствии с политикой управления знаниями для достижения конкретных результатов.
9 риск /risk
Эффект неопределенности.
Прим. 1: Эффект – отклонение от ожидаемого – положительное или отрицательное.
Прим. 2: Неопределенность – это состояние, даже частичное, недостатка информации, связанное с пониманием или знанием события, его последствий или вероятности.
Прим. 3: Риск часто характеризуется ссылкой на потенциальные события, последствия или их комбинацию.
Прим. 4: Риск часто выражается в сочетании последствий события (включая изменения обстоятельств) и связанной с этим вероятности возникновения.
10 компетентность /competence
Способность применять знания и навыки для достижения предполагаемых результатов.
11 документированная информация /documented information
Информация, которая должна контролироваться и поддерживаться организацией и носителем, на котором она содержится.
Прим. 1: Документированная информация может быть в любом формате и на любом носителе.
Прим. 2: Документированная информация может относиться к системе управления, включая связанные процессы; информации, созданной для работы организации (документация); подтверждению достигнутых результатов (записи).
12 процесс /process
Набор взаимосвязанных мероприятий, которые преобразуют ресурсы в деятельность.
13 производительность /performance
Измеримый результат.
Прим. 1: Производительность может относиться к количественным или качественным результатам.
Прим. 2: Производительность может относиться к управлению деятельностью, процессами, продуктами (включая услуги), системами или организациями.
14 аутсорсинг /outsource
Заключить соглашение, в котором внешняя организация выполняет часть функций или процесса организации.
Прим. 1: Внешняя организация выходит за рамки системы управления, хотя внешняя функция или процесс находятся в рамках этой области.
15 мониторинг /monitoring
Определение состояния системы, процесса или действия.
Прим. 1: Для определения состояния может потребоваться проверка, контроль или критическое наблюдение.
16 измерение /measurement
Процесс определения значения.
17 аудит /audit
Систематический, независимый и документально оформленный процесс получения аудиторских доказательств и объективной оценки для определения степени выполнения критериев аудита.
Прим. 1: Аудит может быть внутренним (первая сторона) или внешним (вторая сторона или третья сторона), может быть комбинированный аудит (объединяющий две или более дисциплин).
Прим. 2: Внутренний аудит проводится самой организацией или внешней стороной от ее имени.
Прим. 3: «Аудиторские доказательства» и «Аудиторские критерии» определены в ISO 19011.
18 соответствие /conformity
Выполнение требования.
19 несоответствие /non-conformity
Невыполнение требования.
20 коррекция /correction
Действие по устранению обнаруженного несоответствия.
21 корректирующее действие /corrective action
Действие по устранению причины несоответствия и предотвращению повторения.
22 постоянное улучшение /continual improvement
Повторяющаяся деятельность для повышения производительности.
23 сотрудничество /collaboration
Целенаправленный подход к совместной работе над согласованными общими целями через границы.
Прим. 1: Границы могут быть функциональными, организационными, географическими или между организациями. Сотрудничество часто зависит от здоровой культуры управления знаниями, чтобы облегчить обмен и совместное создание знаний между сторонами, участвующими в сотрудничестве.
24 информация /information
Значимые данные.
25 знание /knowledge
Человеческий или организационный актив, позволяющий принимать эффективные решения и действовать в контексте.
Прим. 1: Знания могут быть индивидуальными, коллективными или организационными.
Прим. 2: Существуют различные взгляды на область знаний в зависимости от контекста и цели. Вышеприведенное определение является общим. Примеры знаний включают идеи и ноу-хау.
Прим. 3: Знания приобретаются в результате обучения или опыта.
26 управление знаниями /knowledge management
Управление в отношении знаний.
Прим. 1: Используется системный и целостный подход для улучшения результатов и обучения.
Прим. 2: Включает в себя оптимизацию идентификацию, создание, анализ, представление, распространение и применение знаний для создания организационной ценности.
27 культура управления знаниями /knowledge management culture
Элементы организационной культуры, поддерживающие ценности, поведение и деятельность, связанные с системой управления знаниями.
28 система управления знаниями /knowledge management system
Часть системы управления в отношении знаний.
Прим. 1: Элементы системы включают культуру управления, структуру, управление и лидерство организации; роли и обязанности; планирование, технологию, процессы и функционирование.
29 организационная культура /organizational culture
Ценности, убеждения и практики, которые влияют на поведение людей и организаций.
Прим. 1: Культура управления знаниями является вспомогательным элементом организационной культуры.
30 навык /skill
Способность выполнять задачи в соответствии с определенными ожиданиями.